Kdo je tajnik-referent in kaj počne?

Delovno mesto tajnice je že dolgo najbolj zaželeno za mnoge pripadnice lepšega spola. Prej se praviloma od takega zaposlenega ni zahtevalo skoraj nič, razen privlačnega videza. Sedaj pa se je vse spremenilo, včasih je tak zaposleni pomemben del ekipe in mora biti pripravljen opravljati številne funkcije. Zaradi tega je pogosto zelo zaposlen z delom. O tem, kaj so te odgovornosti, katere zahteve je treba izpolniti, da prejmete ponudbo za delo, preberite v tem članku.

Poklic "tajnika" ima svoje korenine v času starega Rima. »Tajniki« so bili zaupniki cesarjev – možje, ki so imeli velik politični vpliv. Ta poklic je dobil svoj nov začetek med prvo svetovno vojno, vendar je že pomenil opravljanje povsem drugih dolžnosti. Samo odmevi prvotnega pomena "sekretarja" so preživeli do našega časa v obliki položajev, kot sta generalni sekretar in državni sekretar.

Poklic pomočnika tajnika v današnjem času zahteva opravljanje del v zvezi z dokumentacijo, organizacijo pisarniškega dela, upravljanjem s pisarniško opremo in drugimi funkcijami. Komunikativnost in pozornost se štejeta za pomembne veščine tajnice-referentke. Predpona "referent" pomeni, da bo zaposleni komuniciral z nadrejenimi o različnih delovnih zadevah. Očitno je, da je konkurenca med tistimi, ki želijo prevzeti ta položaj, velika, zlasti v velikih podjetjih oz. Specifične veščine, ki jih mora imeti tajnik, so lahko včasih odvisne od področja dejavnosti podjetja. Preprosto povedano, v podjetju, ki prodaja opremo, bo moral tajnik poznati podrobnosti vodenja poslovnih pogajanj. Vendar to sploh ni potrebno, za vsako podjetje je vse individualno.

Večja podjetja za zaposlovanje trdijo, da to delovno mesto, skupaj z delovnim mestom voznika in drugimi podobnimi prostimi delovnimi mesti, vključuje veliko število nadur po urah. Ljudje na teh položajih so se prisiljeni prilagoditi urniku svojih nadrejenih in biti pripravljeni delati skoraj 24/7. Zdaj postajajo priljubljene "virtualne tajnice", ki opravljajo večino nalog redne tajnice za tista podjetja, ki nimajo možnosti najema pisarne ali pa tega preprosto ne počnejo zaradi prihrankov. Ločeno je treba opozoriti na pomen videza tajnice. Tajnica naj se obleče v poslovnem slogu, izogiba se svetlim, nezaslišanim in neprimernim ličilom, pričeskam.

Ta dokument vsebuje vse dolžnosti, povezane z dejavnostmi zaposlenega. Opis del vsebuje tudi pravice delavca in opis zahtev zanj.Ta dokument vsebuje tudi podatke o tem, kdo bo moral nadomeščati zaposlenega v času njegove odsotnosti. Omeniti velja tudi dejstvo, da se opis delovnega mesta po potrebi lahko revidira in spremeni. To se lahko zgodi v naslednjih primerih.

• Sprememba dolžnosti tajnika-referenta.
• Pojav sprememb v dokumentaciji organizacije.
• Pojav sprememb v strukturi organizacije.

Spodaj so navedene glavne odgovornosti pomočnika sekretarja.

• Pogosto je oseba na tem položaju odgovorna za oskrbo pisarne s pisarniškim materialom. Po potrebi mora tudi naročiti živila. Neposredna naloga sekretarja je naročiti hladilnik vode in spremljati njegovo polnost.
• Tajnik-referent mora sprejemati klice za vodjo in opraviti njihov "pregled".
• Prav tako mora organizirati postopek sprejemanja obiskovalcev.
• Oseba na tem položaju je neposredno odgovorna direktorju podjetja. Tako bo večina opravljenih nalog povezanih z njegovimi zahtevami in ukazi.
• Seznam nalog vključuje tudi sprejemanje in pošiljanje prejete in poslane korespondence, pripravo vseh potrebnih dokumentov na zahtevo generalnega direktorja, nadzor dokumentov, ki jih mora direktor podpisati.
• Tajnica tudi posreduje potrebne informacije od direktorja zaposlenim in obratno, po potrebi pokliče zaposlene k direktorju.
• Ta uslužbenec pogosto sodeluje tudi z administracijo in oddelkom za vzdrževanje. Včasih lahko z zaposlenimi v tem oddelku uskladi vprašanja oskrbe pisarne s pisarniškim materialom in inventarjem.Za razliko od zgoraj opisanega prvega odstavka ta odstavek ni vedno predpisan v opisu delovnih mest pomočnika tajnika.
• Tajnica mora rezervirati letalske karte in rezervirati hotelske sobe, če gre direktor ali drugi zaposleni na službeno pot.
• V nekaterih organizacijah mora tajnik obvestiti nadrejene in/ali druge zaposlene o prihajajočih praznovanjih, rojstnih dnevih zaposlenih in državnih praznikih. Včasih to stori kadrovik.
• Tajnica mora vsak dan pripraviti direktorjev sprejem za začetek novega dne - prižgati luč, pisarniško opremo (tiskalnik, računalnik itd.), pripraviti potrebne dokumente.

Tajnik-referent mora biti odgovoren za potek dela in nima pravice razkrivati ​​zaupnih informacij. Tak uslužbenec je odgovoren za varnost dokumentov in njihovo pravočasno posredovanje nadrejenim. Tajnik je odgovoren za neizpolnjevanje nalog, predpisanih v opisu delovnega mesta, to je za neopravljanje svojih delovnih nalog, vključno s kršitvami, kot je zamuda. Zaposleni ima lahko težave, če je malomaren pri delu z dokumentacijo.

Za razkritje zaupnih podatkov, ki spadajo v kategorijo »poslovne skrivnosti«, nosi odgovornost. Zaposlenemu je prepovedano poškodovati opremo, zlasti pohištvo, ki mu je na voljo ali pripada podjetju. Tajnica je odgovorna za netakten ali nesramen odnos do zaposlenih. Ker skoraj vsak dan komunicira z vsemi ostalimi zaposlenimi, mora biti tajnik nekonflikten in diplomatski.

Prvič, pomočnik sekretarja ima pravico od različnih zaposlenih zahtevati različne dokumente, ki jih potrebuje za delo. Tajnik lahko po lastni presoji razdeli dohodne telefonske klice glede na njihovo pomembnost. Enako velja za postopek sprejema obiskovalcev na recepciji. Od delavcev lahko zahteva tudi pojasnila, če je storjena disciplinska kršitev. Pomočnik sekretarja ima dostop tudi do dokumentov s stopnjo tajnosti »zaupno«.

Takšnega delavca lahko odpusti ali zaposli le direktor in ne vodja oddelka ali oddelka, kot v drugih primerih. Enako velja za opomine. Tajnik lahko daje vodstvu predloge glede izboljšanja dela z dokumentacijo ali metod vodstvenega dela. Prav tako lahko optimizira nekatere poteke dela. Kot vsak drug zaposleni ima pravico zahtevati ustvarjanje udobnih delovnih pogojev in lahko celo ustno zahteva pojasnila od zaposlenih, ki kršijo delovno disciplino.

Delo tajnika se praviloma ocenjuje na podlagi njegove vestnosti in učinkovitosti. Tako so druge veščine sekundarnega pomena. Zaposleni mora biti sposoben komunicirati z ljudmi, se pogajati, imeti dobro izveden govor. Znati mora reševati najrazličnejša organizacijska vprašanja, uporabljati Microsoftove pisarniške programe - Excel, Power Point, Word in druge.

Ni strogih zahtev za izobrazbo, pa tudi za prejeto specialnost. Izobrazba pa mora biti, čeprav srednje posebna.Prednost imajo diplomirani pravniki, saj je delo večinoma povezano z vodenjem evidenc. Zaželjene delovne izkušnje 1 leto. Alternativa delovnim izkušnjam je lahko opravljanje tečajev za tajništvo.

V tujih podjetjih se lahko od bodočega zaposlenega zahteva znanje enega ali drugega tujega jezika. Tajnik mora znati pravilno izražati svoje misli, pisati in sestavljati dokumente brez slovničnih napak.

Povpraševanje po tem poklicu je veliko. Praviloma so takšne dejavnosti najbolj primerne za mlade strokovnjake, ki so pred kratkim diplomirali na izobraževalnih ustanovah. Ta aktivnost je odlična priložnost za spoznavanje strukture podjetja. Menijo, da je na tem delovnem mestu mogoče pridobiti dobre veščine bodočega dobrega menedžerja. Ker pomočnik sekretarja opravlja širok spekter nalog, je pomemben in potreben sodelavec tudi za najmanjša podjetja.