Upravljanje časa: kako uspeti narediti vse?

Veliko ljudi se ves čas pritožuje, da nimajo dovolj časa. Želim imeti čas za dokončanje številnih nalog, a se nič ne zgodi. Zaradi tega se živčna napetost poveča, odnosi z ljubljenimi se poslabšajo. Če se nič ne naredi, bo čas minil kot pesek. In potem lahko izgubiš vse, kar je najbolj dragoceno: službo, prijatelje, družino. Da se to ne bi zgodilo, se morate naučiti, kako razporediti svoj potencial v smislu dela različnih stvari na pravi način.

Načrtovanje časa je zelo specifičen proces. Sestoji iz nadzor nad časom, ki ga je posameznik porabil za katero koli dejavnost. Hkrati je v ta proces zavestno vključena učinkovitost. To pomeni, da se tukaj uporabljajo metode, kot so postavljanje ciljev, spremljanje stroškov in določanje prioritet. Upravljanje s časom je umetnost, ki je nujna za napredek vsakega posla.

Ta dejavnik lahko imenujemo pomanjkanje delovnega časa. Nastane, ko aktivni proces je nepismeno organiziran. To vpliva na kakovost in učinkovitost dela.

Težave s časom pri delu nastanejo, če v bistvu niso rešene nekatere pomembne naloge.

• Ko oseba ne pozna pravil vaš prihajajoči delovni dan.
• Kdaj delo ni opravljeno pravočasno, in posledično pride do prekrivanja aktivnih trenutkov drug na drugega. Hkrati je oseba prisiljena opravljati službene obveznosti doma. In to pomeni, da se čas, ki je bil namenjen domačim potrebam (pranje, čiščenje), premika.
• To se zgodi kot posledica koncentracija sil. Takrat določeni trenutki ostanejo brez ustrezne pozornosti.
• nepomembne zadeve odmaknjen od glavnega dela.
• Človek nenehno v naglici tako zelo utrujen.
• Če zaposleni ne ustreza položaju potem ima tudi težave s časom.
• Kdaj ni motivacije za polno delo.
• Posameznik ne morejo uskladiti svojih potreb s priložnostmi.

Vsakemu je jasno, da časa ni mogoče upravljati, lahko pa ga učinkovito izkoristimo.

In ta izraz pomeni tudi obračunavanje, distribucijo in hitro približno oblikovanje vseh začasnih virov.

Ko živiš po načelu »naredi več, delaj manj«, potem življenje postane bogato. Sposobnost upravljanja s časom je mogoče razviti.

Ko si človek prizadeva pokriti vse naenkrat, pri tem pa se ne trudi načrtovati in ne prevzame nadzora nad situacijo, se čez čas pojavijo težave. Takrat se mu zdi, da so dragocene ure izgubljene in izgubljene.

Zato je treba načelno pristopiti k procesu razporeditve sil in sredstev, ki prispevajo k izvajanju različnih nalog. Če je vse pravilno razporejeno, potem se da vse narediti pravočasno.

Seveda je to pomembna točka. Začeti je treba z ustvarjanjem primernega okolja za to. Če govorimo o kraju dela, potem bi morali biti tukaj najprej obdajte se s prijetnimi stvarmi in odstranite vse odvečno iz oči. To velja tako za materialne kot nematerialne trenutke.

Nad mizo lahko namestite posebno tablo z magneti. Vsak dan boste morali narediti načrt za izvedbo različnih dejavnosti, v katerem bo vse izračunano do minute.

In zapomni si to te aktivnosti so dolgoročno načrtovane. Moraš se navaditi na to. Osredotočite se na delo in to vam ne bo postalo breme.

Enako lahko rečemo za gospodinjska opravila, ki jih morate opravljati vsak dan. Tudi v tem primeru je vredno narediti določen načrt. Zato ga ustvarite in postavite z magnetom na hladilnik.

Na primer, odločili ste se, da boste zvečer po službi oprali umazane stvari. Sodobni ljudje uporabljajo posebne stroje. Zato vam ni treba porabiti časa za samo pranje. V tej zadevi glavna stvar je, da ne pozabite izpolniti svojega načrta, in sicer: naložite perilo in vključite napravo. In potem bo vse delo opravil sam. Vmes bo perilo oprano v stroju, lahko si prišijete odtrgan gumb ali olupite krompir.

Načrtovati morate celo, kaj boste jedli za večerjo. Jedi, ki se kuhajo zelo dolgo, je najbolje prestaviti na prost dan. Ob delavnikih bodo zadostovali preprostejši recepti.

Za izpolnitev tega pogoja je treba določiti ključna področja delovanja. na primer poskusite izbrati najbolj nujne naloge in jih uvrstiti na prednostni seznam.

Na primer, v mesecu, ki je pravkar prišel, želite preseči načrt in izboljšati uspešnost. Če ste vodja prodaje, potem morate ustvariti cilj, in sicer: poklicati z različnimi ponudbami ne le obstoječo bazo strank, temveč tudi vključiti v ta proces še več ljudi, ki jih zanimajo vaše dejavnosti.

Za to potrebujete določite približno številko donosnosti, ki se bo seveda povečala zaradi tekočih dejavnosti. To bo vaš cilj in hkrati pričakovan rezultat.

Približno enake dejavnosti lahko izvajate, če želite v prihodnjem mesecu imeti čas za dokončanje določenih nalog, ki vam bodo omogočile, da oplemenitite svoje življenje in uresničite osebne cilje, na primer popravite stanovanje med počitnicami. Velikokrat se zgodi, da ljudje načrtujejo nekaj, a se izkaže čisto drugo.

Prvi so denarni stroški. Odločite se zanje. Nato podrobno zapišite vse dejavnosti, ki jih je treba opraviti, in vizualizirajte rezultat. Če želite to narediti, lahko na hladilnik obesite risbo, ki bo označevala vsa opravljena dela.

Na primer, prvi dan počitnic boste naročili vse potrebne materiale, ki bodo uporabljeni za dekoracijo. Če morate za to nameniti več časa, ga dodelite.

Za prejem naročila iz trgovine s strojno opremo bo potreben še en dan. Vse potrebne komponente je treba preveriti in določiti njihovo začasno lokacijo. Dobro premislite o tem vprašanju in se odločite za rezultat opravljenega dela.Nato načrtujte vsa svoja dejanja po vrstnem redu. Na primer, potem ko ste popolnoma pripravljeni na popravila v smislu uvoženih materialov, zapišite vsak dan v smislu opravljanja samega gospodinjstva.

Nenadoma gre nekaj narobe in ena od manipulacij bo trajala malo več časa, kot je bilo načrtovano. Na primer, slabo se boste počutili in potrebovali boste nekaj dni, da si opomorete.

Ta dogodek je treba izvesti z največjo skrbnostjo. Najbolje je, da to naredite na listu papirja in ga postavite na najbolj vidno mesto.

In zapomni si to ta pravila bi morala veljati tako za uradne kot za gospodinjske obveznosti. Tisti, ki so malo raztreseni, morajo vsa dejanja slikati po minutah. Da ne pozabite, da ste časovno omejeni, si na telefon ali budilko postavite »opomnike«. Ko je naloga opravljena, jo prečrtajte s seznama.

To pomembno točko je treba opraviti zelo previdno, sicer boste porabili največ energije, se utrudili, izgubljali čas in cilj ne bo dosežen.

Že po kosilu boste čutili zadovoljstvo od dela. Ta dejavnik bo razbremenil stres in vas postavil na pozitiven način.

Pri delu je ta možnost preprosto potrebna. Poleg splošnega akcijskega načrta pripravite še enega - dodatnega. V načrtu za zastavljanje ciljev določite točke, ki jih morate dokončati "tukaj in zdaj". In potem naj gredo vse stvari po padajočem vrstnem redu po pomembnosti.

Recimo, da ste že začeli načrtovati, kar pomeni, da se že zavedate, koliko časa vzame to ali ono delo. Zato se lahko enostavno odločite za čas, ki ga morate nameniti za kateri koli dogodek.

Seveda, če delate do meje, potem ne boste dobili rezultata, ki ste ga pričakovali od dogodka, imenovanega "načrtovanje časa". Vse to se bo zgodilo iz banalnega razloga. Samo vaši možgani so tako imenovani računalnik. Če so njegove funkcije pretirane, bo preprosto odpovedal in namesto učinkovitega dela boste dobili stresno situacijo.

Vsakdo, tudi zelo zaposlena oseba, bi moral nameniti čas za svoje osebne potrebe.

Zahvaljujoč temu dejanju se boste spočili in uredili svoj videz.

Veliko jih je, najbolj priljubljena pa sta Eisenhowerjeva matrica in tako imenovani dnevnik Stephena Coveyja. Razmislimo o njih po vrstnem redu.

Prvi je eisenhowerjeva matrika, ki omogoča uporabo metod samoorganizacije. Razvijalec matrike je bil vedno zelo zaposlen, zato je prišel do matrike, ki pomaga maksimalno izkoristiti čas. Ta izum izgleda kot 4 kvadrati z osnovo v obliki dveh osi. V vsakem izmed njih so zapisane aktivnosti, ki jih je treba izvesti. Tako nastane diagram, ki prikazuje, katere stvari je treba narediti najprej in katere kasneje.

Oddelek "A" vedno ustreza nujnim opravilom, ki jih je treba opraviti čez dan. Ne pozabite, da mora biti ta razdelek skoraj vedno prazen. Če se pogosto polni, bo to pomenilo, da ste neorganizirana oseba.

Oddelek "B" sestavljajo ne zelo nujni, a zelo pomembni primeri. Primeri, ki so vključeni v ta razdelek, morajo imeti vedno najvišjo prednost. Verjame se, da če delate samo stvari iz tega razdelka, boste dosegli velik uspeh pri svojih dejavnostih.

Oddelek "C" vključuje uvedbo primerov, ki lahko odvrnejo pozornost od glavne dejavnosti. Osebi se težko osredotočijo. To so razni praznični dogodki, srečanja z nepomembnimi ljudmi in podobno.

V razdelku "D" so tiste stvari, ki jih sploh ne bi smeli početi. "Požrejo" dragoceni čas.To so pogovori s prijatelji, nepotrebno dopisovanje v družbenih omrežjih in še veliko več.

S pravilno uporabo matrice se boste naučili, da vas ne bodo motile malenkosti in pravilno razporedili svoj čas.

Obstajajo tudi druge metode, npr. Dnevnik Stephena Coveyja. Njegova aplikacija vas nauči določanja prioritet. Če uporabite nasvet avtorja, lahko pridobite veščine zelo učinkovite osebe. Iz dnevnika boste izvedeli, kaj pomeni izraz »upravljanje časa« in kako se dosegajo prednostni cilji. Če želite to narediti, morate uporabiti metodo štirinadstropnega načrtovanja. Diagram je v obliki trikotnika. Razdelimo ga na 4 dele in od samega vrha v vsak del vnesemo:

• dnevni načrt;
• načrtujte tedensko;
• zastavi si cilje;
• definirati vrednosti.

Tako ustvarite svojo osebno produktivno piramido. Zdaj pa si poglejmo vsako postavko posebej.

• Že prvi odstavek vsebuje opredelitev vrednot. DTe stvari so za nas najpomembnejše. Vse naše življenje je sestavljeno iz njih. Zato so na samem dnu piramide.
• Za to točko pride naslednja. Prilega se vanjo predvideni cilji
• Pri načrtovanju marsikdo med vse stvari postavi znak enačaja. Tega ne moreš narediti. Če jih želite izpostaviti čim več, potem načrtujte svoje aktivnosti tedensko. Naredite tako imenovani tedenski kompas. Njegovo glavno vprašanje bi moralo biti vprašanje pomembnih zadev tega tedna.
• In tukaj je sam vrh produktivnosti - to je postavka "dnevni načrt". Tukaj morate preveriti svoje predhodno sklenjene dogovore, narediti realen seznam opravil in določiti prioritete.

Na koncu ugotavljamo, da morate živeti v skladu s svojimi temeljnimi vrednotami.Da bi to naredili, jih je treba pojasniti.

Nato se odločite za osebne obveznosti. Če želite to narediti, razdelite cilj na več delov.

Razumevanje, da ima dan samo 24 ur, bo pomagalo rešiti ta problem. Ečas je treba razdeliti na določen način.

• Delovni dan traja približno 8 ur. Od teh se približno 5 ur šteje za najbolj učinkovito. Preostali čas običajno porabimo za ne preveč učinkovite dejavnosti. Pogovori med zaposlenimi, telefonski pogovori o abstraktnih temah in drugo.
• Odmor za kosilo traja 1 uro.
• Za v službo in nazaj nekateri porabijo pol ure, drugi pa celo 3 ure.
• Ko se človek vrne domov, začne za opravljanje gospodinjskih opravil. Trajajo približno 5 ur.

Kot rezultat preprostih izračunov vidimo, da zaposleni osebi ostane zelo malo časa za spanje.

Tudi brez odhoda v trgovino ne gre. Za pripravo hrane morate kupiti hrano. Še vedno obstajajo stvari, ki jih lahko imenujemo "prazne". Razmislimo o njih po vrstnem redu.

• Nakupovanje brez denarja. Takšna potovanja vodijo v moralno in fizično utrujenost. Razburjeni ste zaradi pomanjkanja denarja in precej utrujeni. Po takih obremenitvah se učinkovita aktivnost zmanjša.
• Gledanje TV programov ki ne nosijo nobene pomenske informacije.
• Dopisovanje ali druga komunikacija na internetu. Pogosto je to prazno govorjenje.

Ta seznam je veliko daljši od navedenih točk. In mnogi brez posebne potrebe in lova izgubijo dragocene ure, ki bi jih lahko porabili za druge, pomembnejše stvari.

Potem je treba "prevzeti pamet" in razviti tehnologijo za distribucijo časa. Zanimati bi moralo vse brez izjeme. In celo ženske na porodniškem dopustu in gospodinje.

Zdaj pa si poglejmo konkretne nasvete.

• Pridobite preprosto beležnico kjer bodo po točkah zabeležena vsa vaša dnevna opravila. Tako lahko pravilno organizirate svoje dejavnosti.
• Lahko uporabiš z uporabo nevrolingvističnega programiranja. Namreč: najti morate trenutek, ki vas lahko pripravi za delo. Tovrstne vaje pomenijo pojav določenega "klika". Na primer, vsakič, ko začnete z delom, uporabite isto priljubljeno glasbo. Sčasoma se boš navadil tako kot na delo. Določena melodija bo povezana z delovno aktivnostjo.
• Bodite prepričani, da počivate. Verjemite mi, če je utrujena oseba prisiljena opravljati delo, se učinkovitost njegovih dejanj znatno zmanjša.
• Še ena tehnika, ki so se je domislili Francozi. Izpolniti dopoldne težke naloge, popoldne pa ostalo.

Učinkovito porabo časa je mogoče vzeti pod nadzor. Za to obstajajo določeni triki.

• Glavna napaka je načrtovanje vsake minute dneva. Upoštevati je treba nepredvidene okoliščine. Pustite si torej nekaj prostega časa. To vam bo omogočilo, da dodelite dragocene minute za reševanje težav, ki so se nenadoma pojavile.
• Naučite se reči "ne", ko mislite, da bi morali. Včasih naletijo ljudje, ki skušajo svoje težave prevaliti na pleča drugih ljudi. Zato morate biti sposobni zavrniti takšne ljudi.
• Načrtujte vaš počitek.