Življenjepis vodje pisarne: struktura in priporočila za izpolnjevanje

Uspešna kariera se začne z dobrim življenjepisom in vtisom, ki ga naredi. Zato je pomembno, da s tem dokumentom vzbudite zanimanje delodajalca. Pravi življenjepis lahko potencialnega zaposlenega predstavi kot najprimernejšega strokovnjaka za odprto prosto delovno mesto. To še posebej velja za mlade, ki šele začenjajo svojo kariero, ki bi morali svoje še tako minimalne delovne izkušnje znati strukturirati v življenjepisu.

Mnogi identificirajo delovne odgovornosti vodje pisarne in tajnice. Obstaja nekaj podobnosti: to je sprejem dohodnih klicev in korespondence, tipkanje, organiziranje sestankov in izpolnjevanje vseh navodil vodstva. Toda naloge vodje pisarne so namenjene zagotavljanju življenja pisarne. Lahko so veliko širši z dodelitvijo dodatnih pristojnosti tajnika ali pomočnika vodje.

Življenjepis mora imeti jasno strukturo in preprost jezik. Splošno sprejeta oblika tega pisnega dokumenta so razdelki z informacijami, postavljeni v določenem zaporedju:

• karierni cilj;
• priimek, ime in patronim;
• Kontaktni podatki;
• namen življenjepisa;
• strokovne kompetence, ki ustrezajo delovnemu mestu, za katerega kandidat kandidira;
• izobraževanje (osnovno in dodatno);
• delovne izkušnje;
• osebne kvalitete;
• Dodatne informacije;
• priporočila.

Že v fazi življenjepisa se bo prijavitelj lahko dobro izkazal tako, da ga bo izpolnil v skladu z vsemi pravili poslovnega dokumenta.

Če pravilno uporabite načela oblikovanja, bo bralec ustvaril pozitivno percepcijo:

• naslov »Povzetek« ni zapisan;
• obseg - ne več kot 2 strani formata A4;
• besedilo je razdeljeno na kratke, lahko berljive odstavke;
• priporočljiva je uporaba pisave Times New Roman ali Arial z velikostjo glavnega besedila - 12 pt, naslovov - 20 pt, podnaslovov - 14 pt;
• vsi prenosi so sestavljeni kot seznam;
• informacijo lahko poudarite tako, da jo označite s krepko ali večjo črko (od 14 do 16 velikosti pisave);
• besedilo ne sme biti napačno črkovano;
• informacija naj bo kratka.

Načela pisanja življenjepisa so enaka za vsa delovna mesta.

• V rubriki "Želeno delovno mesto" je potrebno jasno navesti ime prostega delovnega mesta. V primeru, da ni informacij o prostih delovnih mestih, morate na kratko opisati obseg svojega poklicnega zanimanja, na primer "IT specialist". Če nimate delovnih izkušenj, navedite “pripravnik/pomočnik” in področje dela, npr. marketing, finance, IT.
• Osebni podatki so: priimek, ime in patronim. Priporočljivo jih je postaviti na sredino ali na levo stran. Delodajalci pogosto postavljajo zahteve glede videza prosilcev in zahtevajo, da pošljejo življenjepis s fotografijo. Če je potrebno, morate v svoj življenjepis dodati najuspešnejšo poslovno sliko.
• V "Kontaktni podatki" navedite telefonsko številko, e-poštni naslov, nato navedite datum rojstva in pričakovano plačo. Svoje sposobnosti morate realno oceniti, da bo želena plača upravičena. Če ima podjetje podružnice, je treba navesti pripravljenost za selitev in poslovna potovanja.
• Naslednji blok je cilj. Lahko preprosto napišete: "Pridobite mesto vodje pisarne."
• izobraževanje. Seznam izobraževalnih ustanov, začenši z najnovejšo, z datumi sprejema in diplome. Podatki o specialnosti in univerzi (univerza, visoka šola) morajo ustrezati tistim, ki so napisani v diplomi. Bolje je pisati tečaje, usposabljanja, pripravništva, ki se nanašajo na delovno mesto, za katerega se zaposleni prijavlja.
• delovne izkušnje. Opišite svojo delovno aktivnost tako, da bo delodajalec pozoren na tega kandidata. Zadnja zaposlitev je navedena prva. Dovolj je 5 organizacij. Opis dosedanjih izkušenj mora biti natančen, obdobja dela morajo biti navedena do enega meseca, polno ime podjetja s kratkim opisom, delovno mesto, funkcionalne odgovornosti - podrobno. S pravilno sestavo tega oddelka je treba poudariti prejšnja delovna mesta, ki so po funkcijah čim bližje želenemu položaju. Povečala se bo vrednost zaposlenega, če je prej delal kot pomočnik tajnice, pravnik, operater v klicnem centru.
• Dosežki. Opišite posebne dosežke na prejšnjih delovnih mestih in navedite vse razpoložljive spodbude, ki ste jih prejeli od prejšnjega vodstva.
• Strokovna znanja. Delodajalci izberejo pametnega in aktivnega delavca, ki zna poskrbeti, da so vse stvari opravljene pravočasno, zaposleni pa čutijo, da obstaja oseba, ki mu je mar za gospodinjske pisarniške malenkosti. Poleg tega iščejo osebo z visoko stopnjo empatije, ki zna sama videti težave in poiskati rešitve zanje. Zato je vredno navesti le tiste veščine, ki so pomembne za predlagano prosto delovno mesto.

Delovne naloge:

• nadzor;
• administracija;
• gospodarska podpora;
• nadzor;
• poročanje.

Standardne naloge:

• skrb za pisarno in zaposlene;
• upravljanje pošte in dokumentov;
• srečanje z izvajalci in partnerji;
• naročanje vode, hrane, pohištva, aparatov.

Ključna znanja in veščine vodje pisarne:

• izkušnje z organizacijo srečanj;
• posedovanje pravil poslovnega bontona.

Uspešen kandidat je sposoben vzpostaviti vse procese v pisarni in nadzorovati delo pomožnih oddelkov. Ta strokovnjak mora pogosto spremljati rojstne dneve zaposlenih, organizirati službene počitnice, organizirati čestitke, kupiti darila, šopke in spominke.

O sebi. To je seznam osebnih karakternih lastnosti, ki vam bodo pomagale pri opravljanju nalog ustreznega položaja: organizacijske nagnjenosti, vestnost, točnost, neodvisnost, potrpežljivost in prilagodljivost.

Obvezne zahteve za vodjo pisarne:

• zdrava pamet;
• računalniška pismenost;
• slovnično pravilen govor;
• aktivnost pri reševanju problemov.

Odpornost na stres, nekonfliktnost, dober spomin in organiziranost so dobrodošli. Učinkovite vodje pisarn odlikujejo tudi nekatere osebne lastnosti: proaktivnost, odlične komunikacijske sposobnosti in dobra volja. V odsotnosti delovnih izkušenj je treba pozornost usmeriti na prizadevnost, marljivost, sposobnost učenja in enostavno prilagajanje v timu. Vendar v opisu ne smete vključiti več kot 6 karakternih lastnosti.

V rubriko "Dodatne informacije" lahko vključite svoje najljubše dejavnosti, kot tudi dejstvo, da znate voziti avto. In zadnji del - "Priporočila" - predstavitev lastnosti in kontaktov nekdanjih vodij.

Spremno pismo se pošlje kot priloga življenjepisu. Včasih delodajalci sami, ko objavljajo prosta delovna mesta na spletnih mestih za zaposlovanje, zahtevajo, da se odgovoru priloži spremno pismo. V njegovi vsebini morate povedati o svojih pričakovanjih od prihodnjega sodelovanja. To vam daje možnost, da vas povabijo na razgovor. Vzemimo primer spremnega pisma.

»Življenjepis pošiljam v obravnavo za prosto delovno mesto vodje pisarne. Z veseljem bi delal v stabilnem, velikem in uglednem podjetju. Prepričan sem, da bom prav v Mobile TeleSystems lahko še bolj uresničil svoj potencial.

Do sedaj imam izkušnje kot tajnica vodje, specialistka za vodenje kadrovskih evidenc. Upam, da me bodo odgovornost, pozornost do podrobnosti pisarniškega dela, razvite na prejšnjih delovnih mestih, naredili vaš učinkovit zaposleni.

Rad bi prejel povabilo na razgovor in vam povedal več o svojih poklicnih izkušnjah ter odgovoril na vsa vprašanja.

S spoštovanjem, F.I.

Vzorec življenjepisa za vodjo pisarne

Albina Kravcova

Datum rojstva: 30.09.1995

Cilj: zasedbo prostega delovnega mesta vodje pisarne

Želeni dohodek: od 45 tisoč rubljev

Urnik: polna zaposlitev

Pripravljen na potovanje, pripravljen na selitev.

Kontaktni podatki:

naslov bivališča:

telefon:

E-naslov:

Izobrazba:

• PenzGTU, Penza (2013–2017). Poklicno usposabljanje po panogah. Profil "Ekonomija in management".
• PenzGTU, Penza (2013–2014). Strokovno usposabljanje v programu "Računovodja".
• PSU (2010–2013). Management in informatika v tehničnih sistemih.
• GOU "Penza Construction and Communal College" (2005–2008). Računalniški operater.

Profesionalne izkušnje

Podatki o delovni aktivnosti:

12. 2015 – 11. 2019

Višji strokovnjak Službe za podporo enotnemu informacijskemu sistemu

• Sprejem, registracija in obdelava dohodnih informacij e-poštnih zahtevkov in pritožb.
• Obravnava zahtevkov in svetovanje.
• Zbiranje in analiza informacij za reševanje težav uporabnikov spletnega mesta.

OOO "Intel"

05. 2013 – 11. 2015

Operater klicnega centra enotnega informacijskega sistema.

• Sprejem dohodnih klicev, registracija pritožb.
• Svetovanje uporabnikom spletnega mesta.

OOO Global. RU"

01. 2010 – 04. 2013

Vodja pisarne

• Organizacija dela in vzdrževanje življenja pisarne, vodenje kadrovskih evidenc, delo s poslovno dokumentacijo, poštno in internetno bančništvo.

Infotex LLC

10. 2008 – 12. 2009

Strokovnjak za kadrovsko poslovanje

• Vodenje kadrovskih evidenc.

TC "Fortune"

01. 2007 – 09. 2008

Upravitelj računa

• Vpis naročniške dokumentacije, svetovanje naročnikom, prodaja in aktivacija sim kartic.

ZAO NSS

Ključna znanja in veščine:

• veščine dela s partnerskimi organizacijami;
• veščine dela z računalnikom, pisarniško opremo in programsko opremo;
• Spretnosti dokumentiranja in poročanja;
• odlično poslovno znanje;
• organiziranost in pozornost do podrobnosti.

Dodatne informacije:

• tuji jeziki: angleščina (osnovna raven);
• stopnja znanja računalnika: samozavesten uporabnik;
• računalniški programi: Photoshop, MS Office paket;
• zakonski stan, podatki o otrocih: ni poročen, brez otrok;
• hobiji, hobiji: slikanje, kreativna fotografija, potovanja, psihologija.

Osebne kvalitete:

• odporen na stres, imam izkušnje z reševanjem različnih situacij;
• sposobni učenja.

Cilji in življenjski načrti:

• delo v sodobnem podjetju z možnostjo nadaljnjega razvoja osebnih in poklicnih kvalitet za karierno rast;
• pridobiti dodatne izkušnje, ki mi bodo omogočile razvoj novih veščin, razširitev odgovornosti in s tem postati najučinkovitejši zaposleni.

Priporočila so na voljo na zahtevo.